TMS (Transportation Management System) é um software para melhoria da qualidade e produtividade de todo o processo de distribuição. Este sistema permite controlar toda a operação e gestão de transportes de forma integrada. O sistema é desenvolvido em módulos que podem ser adquiridos pelo , consoante as suas necessidades (Gasnier et al., 2001).
O sistema tem como finalidade identificar e controlar os inerentes a cada operação, sendo importante identificar e medir os custos de cada elemento existente na cadeia de transporte, a qual envolve não só o veículo em si, mas também a gestão dos recursos humanos e materiais, o controlo das cargas, os custos de manutenção da frota e índices de discrepâncias nas entregas, bem como as diversas tabelas de fretes existentes (peso, valor, volume) apresentando o modelo que melhor se ajusta (Entendendo, 2002).
Algumas funcionalidades de um TMS
Manutenção
Controle de fretes de terceiros
Operação
Faturamento do transporte
Custos
Controle de Manutenção de Frota
Controle de Estoque
Planejamento
Rastreamento
Expedição
Vantagens de um TMS
Um TMS permite obter o custo mínimo de operação, pois permite visualizar e controlar todos custos inerentes à gestão de transporte, controlar a qualidade dos serviços realizados interna e externamente ou por terceiros e estabelecer metas de qualidade conforme as necessidades. Também aumenta a disponibilidade da , prevendo possíveis problemas que possam ocorrer nas partes mecânica e eléctrica do veículo e informações detalhadas e de fácil acesso que permitem uma rápida tomada de decisão (Entendendo, 2002).
Para se ter uma ideia da importância da aplicação do TMS dentro de uma empresa é preciso saber quanto representa o custo do transporte. Numa indústria, o custo do transporte é, em geral, o segundo maior, ficando apenas atrás do custo de produção. Os encargos com o transporte variam entre 1/3 e 2/3 do total dos custos logísticos que englobam abastecimento, movimentação, armazenagem e distribuição (TMS, 1996).
Conclusão
Um TMS é uma solução para três grandes grupos de empresas:
Empresas de transporte (transportadoras, operadores logísticos)
Empresas que usam transporte próprio como apoio ao seu negócio
Empresas que utilizam transportes de terceiros.
O custo de um TMS varia de acordo com as necessidades da empresa e a sua área de actuação, já que os módulos são independentes. É interessante lembrar que se pode encontrar uma variedade de soluções no mercado, sendo necessário avaliar a real necessidade de determinados recursos disponíveis nos programas de TMS. Um TMS é uma solução que, se for bem implementada, proporciona economias e maior controle dos recursos materiais, humanos e monetários na gestão do transporte, reduzindo, assim, os custos logísticos relacionados com o transporte, o qual representa uma parcela significativa de custos dentro da cadeia logística
A importância do TMS para a Operação Logística
Muitas organizações tem procurado um diferencial competitivo, e esse diferencial é a razão do sucesso ou não da mesma. Em muitos casos está relacionada diretamente com a logística envolvida desde a expedição até a entrega efetiva do produto. Através do uso do Transportation Management System (Sistema de Gerenciamento de Transportes), ou simplesmente TMS, muitas dessas organizações tem se beneficiado das informações em tempo real fornecidas pelo sistema, utilizando-as para o melhoramento do processo de distribuição. Através das informações obtidas as empresas tem conseguido se tornar eficientes, melhorando a comunicação entre o motorista e o controlador do sistema, e ainda agilizando processos antes "amarrados". A carga passou a ser monitorada de ponta-a-ponta, desde o embarque na doca de expedição até a recepção pelo cliente. As organizações que adotarem o TMS terão informações precisas que auxiliarão na gestão da logística. O sistema de gerenciamento de transportes acrescentou as seguintes funcionalidades:
Controle Total da Operação - Com o sistema de rastreamento, todo o processo de transporte, desde o carregamento até o descarregamento dos produtos, incluindo as paradas dos veículos, podem ser monitoradas e controladas pelo controlador;
Fim dos Desvios ou Extinção de Rotas Imprevistas – Permite a criação de “cercas eletrônicas” que enviam um aviso ao controlador informando-o a respeito de desvios de rota do veículo, evitando que o motorista percorra rotas não programadas. Isso garante que o planejamento da viagem seja realmente cumprido, ou seja, é uma forma de garantir que o custo previsto não será alterado;
Comunicação em Tempo Real – Qualquer problema que ocorra durante a viagem pode ser comunicado imediatamente ao setor responsável, bastando que o motorista envie uma mensagem através do computador de bordo. Isto permite que o setor responsável pelo problema (Venda, Logística ou Manutenção) defina qual estratégia adotar para resolução do mesmo o mais rápido possível;
Monitoramento do Tempo que o Motorista Leva nas Paradas – O TMS permite que o departamento de Logística tenha o controle de quantas vezes o motorista parou, e quanto tempo ele levou em cada parada (Tempo de carga e descarga no cliente). Este recurso permite ao controlador do sistema a capacidade de avaliar o desempenho do motorista durante o trajeto, inibindo paradas desnecessárias;
Controle Total do Veículo – O controlador de tráfego acompanha através de registros do sistema em tempo real, a velocidade do veículo. É essencial este controle para os casos de excesso de velocidade, onde possibilitará que sejam tomadas as medidas preventivas com intuito de evitar multas e acidentes. Permite ainda o envio de comandos como: travamento do baú, ligar e desligar a sirene de aviso, e bloqueio do veículo (Corta de óleo);
Segurança - Permite inserção de áreas de riscos no sistema, ou seja, áreas onde é comumente ocorrem assaltos. Sendo assim, quando o veículo para numa área dessas o sistema avisa automaticamente ao controlador. Alguns TMS's disponibilizam ao motorista um botão de "pânico", que avisa automaticamente ao controlador a abordagem por parte de assaltantes, e ainda possibilita o travamento geral do veículo. O TMS é uma ferramenta que tem sido importante para a tomada de decisão dos gestores, pois os mesmos precisam trabalhar com números reais, e nada melhor do que ter o controle de toda a operação interna e externamente. Para utilizar este sistema exige-se investimento e nem todas as organizações tem o capital necessário, mas sabem do valor que será agregado ao serviço, e do retorno em forma de controle e redução de custos. A adoção do sistema faz com que a organização que o possui tenha uma vantagem competitiva no mercado onde atua, se comparada com aquelas que não possuem. Um exemplo está relacionado ao controle dos seus custos, que poderá ser feito em menos tempo e com maior precisão, dando uma visão exata dos pontos onde os mesmos deverão ser reduzidos. Enfim, é evidente a necessidade de adoção dos softwares de gestão na Logística, e os ganhos que estes possibilitarão aqueles que os adotam. Sem dúvida as organizações que utilizam o TMS estarão sempre um passo a frente daquelas que não utilizam.
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